Conservazione sostitutiva: in cosa consiste?

La conservazione sostitutiva (come spiegato qui https://www.savinosolution.com/2014/05/03/cose-conservazione-sostitutiva/), nel campo della gestione dei documenti, rappresenta un insieme di regole utili per svolgere l’archiviazione dei documenti in formato elettronico, con lo scopo di assicurare la stessa validità legale sia a livello civile che fiscale. Poter conservare i documenti elettronici, significa anche archiviarli con modalità digitali, secondo un processo che rende legali i medesimi documenti conservati, assicurandone così integrità e autenticità nel corso del tempo.
Si può attuare una sola volta all’anno (dipende da che tipo di documenti sono, alcuni hanno bisogno di una conservazione più a lungo) e presenta il vantaggio della dematerializzazione della carta oppure dell’eliminazione totale della stampa.

La conservazione sostitutiva, permette dunque alle aziende di poter sostituire i documenti in formato cartaceo con dei documenti digitali, che abbiano valore sia legale, che fiscale ed infine pure tributario. Da anni, vi è una serie di leggi emanate da AGID (Agenzia ministeriale per l’Italia Digitale) che rendono possibile l’adempimento di ogni obbligo documentale senza più dover usare la carta.

Cos’è la firma digitale?

La firma digitale, permette di firmare in maniera elettronica i documenti, in maniera da assicurarne l’autenticità (identificazione vera del sottoscrittore), integrità (subito dopo la sottoscrizione digitale, tale documento non si potrà mai più modificare) e la legalità (un documento che è stato firmato elettronicamente tramite la procedura disciplinata dal legislatore, ha la totale validità verso terzi). La marca temporale invece, apporta il riferimento temporale (data e ora) sul documento, attraverso una chiarezza informatica che rende tali dati reali e opponibili a terze persone.

Le caratteristiche principali della conservazione sostitutiva

La conservazione sostitutiva dei documenti elettronici, garantisce una gestione documentale molto efficiente e può assicurare autenticità (per i documenti informatici garantisce che il documento sia quello che dichiara di essere, senza che ci sia stata alcuna alterazione o variazione), integrità (la garanzia che il documento non abbia subito nessuna modifica non autorizzata), affidabilità (esprime il grado di fiducia che ripone nel documento informatico, colui che lo legge), leggibilità (è la garanzia che le info all’interno dei documenti informatici siano fruibili nell’arco dell’intero ciclo di gestione dei documenti), reperibilità (è la garanzia che il documento si possa ritrovare sempre con tutte le caratteristiche elencate sopra).

Differenza fra conservazione sostitutiva e archiviazione elettronica

Non bisogna mai confondere la conservazione sostitutiva con l’archiviazione elettronica dei documenti, poiché mentre l’ultima procedura prevede una normale scannerizzazione dei documenti cartacei e la relativa memorizzazione all’interno di un dispositivo elettronico (Dvd, Usb, Cd, dischi etc.), la conservazione sostitutiva è una procedura legale e totalmente disciplinata, che permette alla fine del processo la completa distruzione della copia in formato cartaceo del documento.

In definitiva

La conservazione sostitutiva dei documenti è un processo che permette, per qualche tipo di documento, di eliminare definitivamente la carta e di mantenere comunque la loro validità. Al giorno d’oggi, tanti documenti nascono subito in formato digitale (come le fatture elettroniche). Ormai quasi tutte le aziende sono dotate di un sistema informatico che permette la gestione dei documenti in formato digitale. In definitiva, presentare un documento a conservazione sostitutiva non vuol dire salvarlo su un computer, bensì significa porre il documento (digitale o cartaceo) ad una procedura stabilita dalla legge. Il documento digitale, viene mantenuto archiviato in un sistema preciso di conservazione, che ne assicura i principi fondamentali di leggibilità ed integrità.